法律项目管理是眼下非常热的话题——合理的项目管理能有效提高法务部的工作效率，提高成本及结果的可预测性，同时为公司创造价值。本期为大家编译此文，用一张清单的方式把繁杂的文字叙述精炼为数个条目，力求用最短的时间让大家清晰理清法务项目管理的精要。在梳理问题列表的同时我们还为大家列出了最佳实践建议在旁边，帮助大家对问题的解决提供相关参考。
文/JenniferFletcher 美国顺德伦律师事务所（Sutherland Asbill & Brennan）的合伙人
编译/张逸群 天同律师事务所事业发展部总监。
各位法务朋友，您有没有这样的体会，在面临一个复杂的项目或案件时，往往不知道从哪里下手。作为主攻建设工程业务的律师，在与公司法务的合作过程中我经常会发现这样的问题。通过一个又一个的案子，我认为在面临大规模的案件或项目时，公司法务必须具备非常强悍的法律项目管理能力。
法律项目管理是一个有关通过制度规划、组织团队、制定时间表、制定预算、管理资源，以达成某些公司期望的、可以预测的商业目标。在实践操作中，我和我的团队已多次为客户及公司法务提供实际演练，辅导他们完成初期的项目范围界定、预算制度、时间表制定、电子及交互追踪、团队沟通规则以及项目复盘。
在讨论项目管理前，法务负责人与团队开会协商、充分沟通是十分必要的。列出相关的讨论议程，不但能够提升会议效率，而且对于明确每个成员分工职责，了解项目的总体情况都有重要意义。法务从来不打无准备之仗，当然也不能开无准备之会。以下列出的几点项目请各位法务务必、务必、务必在开会前明晰于胸（最重要的事情说三遍）。
启动会议的议程模板
A.项目情况简报（由项目负责人做出）。
B.此前类似项目的简报（如有），包括比较好的做法或者是教训。
C.讨论项目团队的组成以及每位成员的角色。
D.明确项目的具体阶段、任务、时间表、工作成果以及预算。
E.讨论案件的重要时间点，以及潜在的重大风险。
F.制定团队成员的沟通程序及例会制度，保证每位成员了解项目的进度。针对例会制度设置负责人，负责起草例会议程。
在启动项目管理的时候，我们首先应该知道自己面对的是什么样的问题，我们编写了一个项目沟通清单，以期帮助公司法务着手管理一些较为重要的法律项目。
项目沟通清单:
1、讨论项目的工作范围
这起案件（这个项目）对公司意味着什么？
公司可能采取的解决方案有哪些？
这起案件中必须考虑的事项有哪些？完全不必考虑的因素有哪些？
我们希望这起案件什么时间结束？
我们曾经处理过/从未处理过类似案件，当时的处理结果是？
这起案件的公司关键利益相关人是谁？他/她在这起案件中的角色是？谁有权决定是否 和解以及和解金额？
如果我们最终得到了不利的结果，会对公司产生哪些影响？
这起案件（这个项目）的环节有哪些？
每一环节的任务有哪些？
每项任务的成果是什么？
实践建议
以书面方式记录项目的工作范围，包括项目的不同阶段、每个阶段的具体任务、预计的时间表、具体负责人、预计的工作成果以及具体的截止日期。
明确项目需求可能产生渐变的方面，列出未知因素。
明确哪些不是目前项目的工作范围。
明确如何处理在初期工作范围界定之外的新任务。
形成定期例会制度，说明项目进度及进展情况。
确定是否能利用某些技术工具达到团队效率最大化。
制定沟通策略，明确谁在什么情况下应与谁进行沟通。
2.讨论预算
这个项目对公司价值多少？
我们认为这个项目会花费多少？
我们认为会影响预算数额的因素有哪些？
哪些是现在未知的因素？阶段性的预算是否有意义？
项目需求是否会发生渐变？
项目预算的内部管理方式是？（审批层级、按月更新需求及处理预算变更等）
对于这起案件最合适的计费方式是哪些？
实践建议
参考公司此前的同类型案件，以制定预算。
项目结束后进行复盘，以明确哪些方面需要改进。
以书面方式记录预算，并尽可能喜欢预算的具体项目，包括但不限于每项具体工作需要的时间、谁会具体负责、小时费率或法务部与外聘律师商定的价格等。
根据公司的政策和标准，按周或按月审查预算情况，并定时与全体外聘律师及公司相关业务部门就预算问题进行沟通。
对风险和未知因素要留出充分的时间处理。
公司法务与外聘律师应尽早、尽可能明确地决定应如何处理超支，或任何可能出现的超支情况。
3.项目复盘
项目是否达到了公司的预期？
哪些环节进行的比较顺利？
下次遇到类似的案件时，哪些工作可以有提升或采取不同做法？
在项目初期的范围界定过程中，哪些工作或环节没被预测到？未来如何避免类似情况发生？
我们对于工作范围发生的变化是否有效应对？下次我们在哪些方面可以做得更好？
我们是否高效地运用了技术手段？
我们团队内部（公司法务之间以及公司法务与外聘律师之间）的沟通是否顺畅？我们在哪些方面可以做得更好？
4.建立沟通渠道
谁要在什么时间、通过什么方式与谁沟通？（明确哪些信息对于沟通双方最为重要）
随着项目进展，我们团队内部最为有效的信息共享方式是什么？
工作范围出现变化时（增大或缩小），应及时通知哪些人？处理工作范围变化（会导致工作量、预算的变化）最行之有效的程序和方式是什么？
设置项目团队的定期例会（每周或双周）是否必要？
正式的报告是否对项目进展有帮助？如有，报告中应包含哪些信息？报告提交的频次是什么？
项目团队讨论预算更新的频次是什么？
实践建议
在项目结束后即刻进行项目复盘。
复盘工作应由全体项目团队成员参与，包括公司法务与外聘律师。
整理这起案件中可能会对未来案件有积极作用的影响因素、工作成果以及专业知识。
与全体诉讼团队成员分享讨论要点，并将全部书面文件及成果保存在团队成员可以随时取阅的地方。
有了会议的议程模板和项目沟通清单，您是不是对所处理项目的核心要点有了更加清晰的认识呢？其实对于法务千头万绪的工作来说，在项目开始前，理清有多少个问题甚至比思考解决具体问题的方法还要重要。实践建议仅仅是对于所列问题的概括反馈，在具体的操作中，相信对着模板和清单，能给出更加有效的解决方案。
